Política de Protección y Tratamiento de datos personales

I. OBJETIVO

 

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales tiene como objetivo principal establecer los lineamientos, principios y procedimientos para asegurar el cumplimiento estricto y riguroso de la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales. Específicamente, busca desarrollar y garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que sobre ellas se haya recolectado en bases de datos o archivos (Hábeas Data), de conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

 

R&L ENTERPRISE S.A.S. ZOMAC (en adelante, R&L CONSTRUCTORA) se compromete a garantizar la gestión adecuada, transparente, confidencial y segura de la información personal de sus clientes, potenciales clientes, colaboradores, aspirantes, proveedores, aliados comerciales, inversionistas y cualquier otro titular de datos, protegiendo sus derechos fundamentales y mitigando los riesgos legales y operativos asociados al tratamiento de dicha información.

 

II. ALCANCE

 

Esta Política aplica a todo el tratamiento de datos personales que realice R&L CONSTRUCTORA, sea de forma manual o automatizada, en todo el territorio de la República de Colombia. Su aplicación abarca a todos los empleados, directivos, contratistas, proveedores, aliados comerciales, clientes, exclientes, usuarios de la página web y cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos, transferidos o suprimidos por la compañía en el desarrollo de su objeto social y actividades de comercialización, diseño, gerencia y ejecución de proyectos urbanísticos e inmobiliarios.

 

La política se extiende a todas las bases de datos personales bajo la responsabilidad o encargo de R&L CONSTRUCTORA, independientemente del medio físico o digital en el que se encuentren.

 

III. MARCO LEGAL APLICABLE

 

El tratamiento de datos personales por parte de R&L CONSTRUCTORA se rige por las siguientes disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias:

 

Constitución Política de Colombia: Artículos 15 (Derecho a la Intimidad y Hábeas Data) y 20 (Derecho a la Información).

Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.

 

Ley Estatutaria 1266 de 2008: Disposiciones generales del Hábeas Data financiero y crediticio.

 

Ley 2300 de 2023: Regulación de los canales y horarios de contacto para la gestión de cobranza y oferta de productos o servicios.

 

Decreto 1377 de 2013: Reglamentario de la Ley 1581 de 2012 (incorporado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015).

 

Decreto 886 de 2014: Reglamentario del Registro Nacional de Bases de Datos (incorporado en el Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015).

 

Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

 

RIPD - Estándares de Protección de Datos Personales: Guías de la Red Iberoamericana de Protección de Datos.

 

Jurisprudencia de la Corte Constitucional y Guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

 

IV. DEFINICIONES

 

Para efectos de la correcta aplicación e interpretación de la presente Política, se establecen las siguientes definiciones basadas en la normativa vigente:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de la Política de Tratamiento, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato Público: Dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público.

 

Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, como la información financiera, comercial o crediticia.

 

Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

 

Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos (como fotos, huellas dactilares y reconocimientos faciales).

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, R&L CONSTRUCTORA.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

 

Transferencia: Envío de datos personales por parte del Responsable y/o Encargado a un receptor que se encuentra dentro o fuera de Colombia y que asume la calidad de Responsable.

 

Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que el Encargado realice un Tratamiento por cuenta del Responsable.

 

V. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En la gestión e interpretación de esta Política, R&L CONSTRUCTORA aplicará de forma armónica e integral los siguientes principios rectores:

 

Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que se sujeta estrictamente a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

 

Principio de Finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, explícita y determinada, de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular previamente.

 

Principio de Libertad: El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.

 

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o fraccionados.

 

Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de sus datos personales en cualquier momento y sin restricciones.

 

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos. Salvo la información pública, los datos no estarán disponibles en internet u otros medios masivos de difusión salvo acceso técnicamente controlable.

 

Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de Confidencialidad: Toda persona involucrada en el tratamiento de datos personales no públicos está obligada a mantener la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación contractual o laboral.

 

Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los datos registrados deben ser los estrictamente necesarios y pertinentes para el cumplimiento de las finalidades informadas.

 

Principio de Temporalidad o Caducidad: La información se conservará únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o de acuerdo con los requerimientos legales y contractuales aplicables.

 

VI. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

Parámetro: Detalle Institucional

Razón Social: R&L ENTERPRISE S.A.S. ZOMAC

Nombre Comercial: R&L CONSTRUCTORA / CONSTRUCTORA R&L

NIT: 902.021.122-2

Domicilio Principal: Mocoa, Putumayo, Colombia

Dirección Física: Calle 14 No. 12 - 07, Etapa 1, Barrio Obrero, Mocoa - Putumayo

Correo Electrónico Oficial: ventas@rylconstructora.com

Teléfonos de Contacto: 314 362 1345 / 312 243 0163 / 311 885 8200

Página Web Oficial: www.rylconstructora.com

 

VII. TRATAMIENTO Y FINALIDADES POR GRUPOS DE INTERÉS

 

R&L CONSTRUCTORA recolecta, almacena, usa, circula, procesa, transmite, transfiere y suprime datos personales de sus grupos de interés en el marco de sus actividades de construcción, consultoría, avalúos, estructuración y comercialización inmobiliaria.

 

 

VII.I. Clientes, Potenciales Clientes y Promesa de Compraventa

 

a. Contactar al titular mediante llamadas, correos electrónicos, WhatsApp o mensajes de texto (SMS/MMS) para presentar ofertas comerciales, proyectos inmobiliarios, lanzamientos y cotizaciones.

 

b. Gestionar el proceso precontractual, contractual y postcontractual para la separación, promesa de compraventa, escrituración y entrega formal de inmuebles o lotes urbanizados.

 

c. Realizar la evaluación del riesgo financiero, crediticio y capacidad de pago, así como consultar, procesar y reportar información ante operadores de información crediticia y centrales de riesgo (Cifin, Datacrédito, etc.).

 

d. Adelantar trámites y verificar el estado de postulaciones a subsidios de vivienda ante Cajas de Compensación Familiar, Ministerio de Vivienda u operadores gubernamentales, así como gestiones de crédito hipotecario o leasing habitacional ante entidades financieras.

 

e. Gestionar y tramitar ante las empresas de servicios públicos domiciliarios (energía, acueducto, alcantarillado, gas) las conexiones, matrículas y cambio de suscriptor de los inmuebles comercializados.

 

f. Gestionar el cobro de cartera, facturación y la administración provisional de copropiedades y programas de convivencia comunitaria.

 

g. Consultar y verificar antecedentes en listas restrictivas y de control (SAGRILAFT / PTEE / Sarlaft, OFAC, ONU, etc.) para la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción.

 

h. Medir la satisfacción del cliente a través de encuestas y estudios de mercado.

​

VII.II. Proveedores, Contratistas y Aliados Comerciales

 

a. Adelantar procesos de selección, evaluación, vinculación, contratación y pagos de proveedores de bienes, insumos y servicios de construcción o consultoría.

 

b. Verificar antecedentes legales, técnicos, tributarios y financieros, e inscribir en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes.

 

c. Supervisar la ejecución contractual, el cumplimiento de normas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y amparo de pólizas de seguros.

 

d. Consolidar históricos de relaciones comerciales y expedir certificaciones contractuales.

 

VII.III. Candidatos, Empleados y Exempleados

 

a. Gestionar convocatorias, evaluación de hojas de vida, entrevistas, pruebas técnicas, estudios de seguridad y exáme-nes médicos ocupacionales en procesos de selección.

 

b. Formalizar la vinculación laboral, elaboración de contratos, gestión de nómina, pago de prestaciones sociales, aportes a seguridad social (EPS, AFP, ARL, CCF) y retención en la fuente.

 

c. Administrar planes de bienestar laboral, actividades culturales, de salud y programas de capacitación.

 

d. Controlar el horario de ingreso y salida y gestionar la seguridad física del personal mediante datos biométricos y sistemas de control de acceso.

 

e. Monitorear y auditar los equipos de cómputo, redes y plataformas corporativas puestas a disposición del trabajador.

 

f. Expedir certificaciones laborales y gestionar procedimientos administrativos o disciplinarios internos.

 

VII.IV. Usuarios de la Página Web y Redes Sociales

 

a. Recopilar información de contacto a través de formularios digitales para la atención de PQR, asesoría personalizada y envío de información publicitaria.

 

b. Administrar el uso de cookies para personalizar la navegación, medir estadísticas web y optimizar la experiencia de usuario.

 

c. Compartir contenido, campañas y actividades comunitarias o urbanísticas promovidas por R&L CONSTRUCTORA.

 

VII.V. Tratamiento de Datos Sensibles

 

R&L CONSTRUCTORA reconoce la especial protección legal de los datos sensibles. Su tratamiento es de carácter estrictamente facultativo y estará prohibido salvo en los siguientes casos:

 

a. El Titular haya otorgado su autorización explícita, previa e informada.

 

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

 

c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas con las debidas garantías.

 

d. Se trate de datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

e. Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando medidas de anonimización.

 

VII.VI. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)

El tratamiento de datos de menores de edad se realizará respetando siempre su interés superior y sus derechos fundamentales. Se requerirá la autorización previa de sus representantes legales (padres o tutores), escuchando la opinión del menor conforme a su madurez y autonomía. Estos datos únicamente se recolectarán en el marco de la vinculación de beneficiarios a planes de bienestar laboral de empleados o programas sociales y comunitarios de la constructora.

 

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el régimen de protección de datos, el Titular tiene los siguientes derechos:

 

Derecho de Acceso y Consulta: Conocer gratuitamente si sus datos están siendo tratados por la empresa y acceder a ellos al menos una vez al mes calendario o ante cambios sustanciales de la política.

 

Derecho de Rectificación y Actualización: Solicitar la corrección o modificación de sus datos cuando resulten ser parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.

 

Derecho de Supresión (Eliminación): Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a la ley o hayan dejado de ser necesarios para la finalidad recolectada, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

Derecho de Revocatoria de la Autorización: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, de forma total o parcial.

 

Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización: Obtener copia del soporte fehaciente de la autorización concedida.

 

Derecho a ser Informado: Conocer el uso específico que se le ha dado a sus datos personales.

 

Derecho a Presentar Quejas ante la SIC: Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante R&L CONSTRUCTORA (Requisito de Procedibilidad).

 

IX. DEBERES DE R&L CONSTRUCTORA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

R&L CONSTRUCTORA, en cumplimiento del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, asume los siguientes deberes:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

 

2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.

 

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.

 

4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.

 

5. Tramitar de manera oportuna las consultas y reclamos formulados por los Titulares.

 

6. Garantizar que la información suministrada a Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta y actualizada.

 

7. Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" o "información en discusión judicial" según corresponda.

 

8. Suministrar información a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esta lo requiera y reportar incidentes de seguridad en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

 

X. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y MECANISMOS DE OTORGAMIENTO

 

El tratamiento de datos requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. R&L CONSTRUCTORA obtendrá la autorización a través de:

 

Por escrito: Formularios físicos, contratos de compraventa, solicitudes de empleo, formatos de proveedores.

 

Medios digitales: Casillas de verificación (checkboxes) en la página web, formularios en línea, aceptación por correo electrónico o aplicaciones.

 

Conductas inequívocas: Acciones del titular que permitan concluir de forma razonable que autorizó el tratamiento (p. ej. envío voluntario de hoja de vida o cotización de proyectos).

 

XI. ÁREA Y PERSONA RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

 

R&L CONSTRUCTORA ha designado al DEPARTAMENTO JURÍDICO, a través de su Oficial / Responsable de Protección de Datos Personales, como la dependencia encargada de recibir, gestionar y resolver las peticiones, consultas, quejas y reclamos de los Titulares.

 

Dependencia: Departamento Jurídico - R&L CONSTRUCTORA

Dirección Física: Calle 14 No. 12 - 07, Etapa 1, Barrio Obrero, Mocoa - Putumayo

Correo Electrónico exclusivo para Hábeas Data: ventas@rylconstructora.com

Teléfonos de atención: 314 362 1345 / 312 243 0163 / 311 885 8200

 

XII. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

 

XII.I. Procedimiento para Consultas

 

Presentación: El Titular o su apoderado/causahabiente presentará su solicitud de consulta a través del correo electrónico o dirección física. Deberá adjuntar copia del documento de identidad y acreditar la calidad en la que actúa.

 

Plazo de Respuesta: R&L CONSTRUCTORA resolverá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

 

Prórroga: Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y se señalará la nueva fecha de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

XII.II. Procedimiento para Reclamos (Corrección, Supresión, Revocatoria)

 

1. Presentación: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Departamento Jurídico de R&L CONSTRUCTORA, incluyendo:

 

a. Identificación completa del Titular (nombre y documento de identidad).

 

b. Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo y la petición concreta (corregir, actualizar, suprimir o revocar).

 

c. Dirección física o correo electrónico para notificaciones.

 

d. Documentos de soporte que se quieran hacer valer.

 

2. Incompleto / Subsanación: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

3. Leyenda de Reclamo en Trámite: Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

 

4. Plazo de Respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

5. Prórroga: Si no fuera posible responder dentro del plazo, se informará al interesado expresando los motivos y la fecha de atención, la cual no superará los ocho (8) días hábiles adicionales.

 

XIII. TRATAMIENTO DE DATOS EN SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

 

R&L CONSTRUCTORA utiliza sistemas de videovigilancia y cámaras de seguridad en las entradas, oficinas administrativas, salas de ventas y obras de construcción con el fin de garantizar la seguridad física de las personas, bienes e instalaciones.

 

Anuncios Informativos: Se fijarán avisos de videovigilancia visibles en los accesos y áreas monitoreadas.

 

Finalidad: Las imágenes recopiladas se utilizarán exclusivamente para fines de seguridad y control de acceso, y podrán ser puestas a disposición de autoridades judiciales o administrativas como medio probatorio.

 

Tiempo de Conservación: Las grabaciones se conservarán por un período máximo de treinta (30) días calendario, tras los cuales serán eliminadas automáticamente, salvo que exista un reclamo o requerimiento legal en curso.

 

XIV. POLÍTICA DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS DIGITALES

 

El portal web institucuional de R&L CONSTRUCTORA puede utilizar cookies, web beacons y herramientas analíticas para mejorar la navegación del usuario, recordar preferencias y analizar estadísticas de tráfico.

 

• Los usuarios pueden permitir, bloquear o eliminar las cookies instaladas en su dispositivo mediante la configuración de las opciones de su navegador web (Chrome, Edge, Firefox, Safari).

 

• El bloqueo de cookies no impedirá el acceso al sitio web, aunque podría limitar la funcionalidad de ciertas herramientas interactivas.

 

 

XV. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTOCOLO DE INCIDENTES

R&L CONSTRUCTORA adopta estrictas medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para salvaguardar los datos personales contenidos en sus bases de datos contra pérdida, alteración, destrucción, uso o acceso no autorizado:

 

Medidas Técnicas: Control de accesos mediante contraseñas seguras, cifrado de transmisiones y datos sensibles, uso de cortafuegos (firewalls) y copias de seguridad (backups) periódicas.

 

Medidas Administrativas: Firmas de acuerdos de confidencialidad con colaboradores y contratistas, delimitación de perfiles de acceso según las funciones del cargo y capacitaciones periódicas.

 

Gestión de Incidentes: En caso de detectar una vulneración de seguridad que ponga en riesgo la gestión de la información de los titulares, R&L CONSTRUCTORA activará su protocolo de contención e informará a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través del Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección.

 

XV. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

 

R&L CONSTRUCTORA podrá transmitir o transferir datos personales a terceros proveedores de servicios, aliados o servidores alojados en la nube (computación en la nube), dentro o fuera de Colombia, para cumplir con el desarrollo de su objeto social.

 

Para transmisiones, se suscribirán contratos de transmisión de datos en los que el Encargado se comprometa a aplicar los mismos niveles de seguridad y confidencialidad exigidos por la legislación colombiana.

 

No se realizarán transferencias internacionales a países que no garanticen un nivel adecuado de protección de datos según los criterios de la SIC, salvo que se cuente con la autorización expresa e inequívoca del Titular o se aplique una excepción legal.

 

XVI. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y DE LA POLÍTICA

 

Las bases de datos bajo la responsabilidad de R&L CONSTRUCTORA permanecerán vigentes durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos y mientras persista la relación comercial, laboral o contractual con el Titular.

 

Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los plazos de conservación legal (normas contables, tributarias, laborales o comerciales), los datos personales serán suprimidos de forma segura o anonimizados.

 

Vigencia y Modificaciones de la Política

 

La presente Política entra en vigencia a partir del xx de xxx de 2026. R&L CONSTRUCTORA se reserva el derecho de modificarla o actualizarla en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a través de la página web oficial o por medio de comunicación directa a los titulares.